🔒 Polityka Prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest:

Jakub Wójcik
prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Jakub Wójcik Media
ul. Głowackiego 30, 29-100 Włoszczowa
NIP: 6090088331
wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG)
E-mail: support@memoriesly.com

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się bezpośrednio pod adresem e-mail wskazanym powyżej.

2. Jakie dane zbieramy

W związku z korzystaniem z Memoriesly przetwarzamy następujące kategorie danych:

• Dane kontaktowe: adres e-mail podany przy zamówieniu (służy do dostarczenia linku do podglądu i pobrania filmu, obsługi reklamacji oraz — po wyrażeniu odrębnej zgody — wysyłki informacji handlowych).
• Dane płatności: obsługiwane wyłącznie przez operatorów płatności — HotPay (płatności jednorazowe w Polsce) oraz Stripe (płatności cykliczne w ramach Subskrypcji). Nie przechowujemy danych kart płatniczych ani numerów rachunków bankowych — otrzymujemy jedynie potwierdzenie statusu transakcji, jej identyfikator oraz, w przypadku Subskrypcji, status i daty cyklu rozliczeniowego niezbędne do zarządzania odnowieniami.
• Dane do faktury (na żądanie): imię i nazwisko lub nazwa firmy, NIP, adres — wyłącznie gdy poprosisz o wystawienie faktury.
• Przesłane materiały multimedialne: zdjęcia (JPG, PNG, WEBP, HEIC) i krótkie filmy (MP4, MOV) wgrane do kreatora wyłącznie w celu wygenerowania filmu — usuwane automatycznie w ciągu 48 godzin od zakończenia renderowania.
• Dane podane w formularzu kreatora: wybrana okazja (urodziny, ślub, narodziny, ukończenie szkoły, wakacje, impreza), imię osoby (np. solenizanta, pary młodej, dziecka), dedykacja, tekst slajdu końcowego — wyłącznie do stworzenia kompozycji filmu.
• Teksty przetwarzane przez zewnętrznego dostawcę AI: treść przeznaczona do odczytania przez lektora (imię, dedykacja) oraz zapytania i treść rozmowy z asystentem Memo — przekazywane wyłącznie w formie tekstowej do Google (Cloud Text-to-Speech i Gemini) w celu wygenerowania nagrania lektora, propozycji życzeń lub odpowiedzi czatbota. Nigdy nie obejmuje to zdjęć ani filmów.
• Dane techniczne: adres IP, identyfikator sesji, typ przeglądarki, system operacyjny, znaczniki czasu, pliki cookies niezbędne do działania serwisu.
• Dane diagnostyczne: w przypadku wystąpienia błędu technicznego — zanonimizowane dane o błędzie (np. typ błędu, fragment stack trace), służące wyłącznie do usunięcia awarii.
• Dane Konta: jeśli zakładasz Konto — adres e-mail, zahaszowane hasło (lub identyfikator logowania Google), imię i zdjęcie profilowe pobrane z Google (tylko przy logowaniu przez Google), historia zamówień i status Subskrypcji.
• Zgody Użytkownika: zapis (data, godzina, IP) wyrażenia lub wycofania zgód marketingowych — w celu spełnienia obowiązku rozliczalności z art. 7 RODO.

3. Cel i podstawa prawna przetwarzania

• Realizacja umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — przetwarzanie materiałów, adresu e-mail i danych formularza w celu wygenerowania, dostarczenia i obsługi zamówienia filmu.
• Obowiązki prawne (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) — w szczególności obowiązki wynikające z przepisów podatkowych i o rachunkowości (wystawianie i przechowywanie faktur).
• Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, monitoring infrastruktury, ochrona przed nadużyciami i atakami, dochodzenie i obrona roszczeń, prowadzenie statystyk wewnętrznych.
• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną) — wysyłka informacji handlowych (newsletter, kody rabatowe, oferty specjalne, informacje o nowych funkcjach) oraz korzystanie z plików cookies i podobnych technologii o charakterze analitycznym (Google Analytics). Zgoda jest dobrowolna, może być w każdym momencie wycofana, a jej brak nie wpływa na możliwość korzystania z Usługi.

4. Marketing i komunikacja handlowa

Wysyłka informacji handlowych (newsletter, promocje, kody rabatowe, informacje o nowych funkcjach Memoriesly) odbywa się wyłącznie po wyrażeniu przez Użytkownika odrębnej, dobrowolnej zgody podczas zamówienia. Zgoda nie jest pre-zaznaczona i nie jest połączona z akceptacją Regulaminu.

Wycofanie zgody jest możliwe w każdej chwili poprzez:

• kliknięcie linku „Wypisz się" / „Unsubscribe" w stopce każdej wiadomości marketingowej,
• wysłanie wiadomości na support@memoriesly.com z prośbą o usunięcie z listy mailingowej.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem. Po wycofaniu zgody adres e-mail jest natychmiast usuwany z listy mailingowej, ale może być nadal przechowywany w celu realizacji umów lub obrony przed roszczeniami (zgodnie z okresami retencji z pkt 5).

Memoriesly nigdy nie sprzedaje adresów e-mail podmiotom trzecim ani nie wykorzystuje ich do reklam zewnętrznych firm. Mailing dotyczy wyłącznie własnych usług Administratora (Memoriesly.com).

5. Jak długo przechowujemy dane

• Materiały źródłowe (zdjęcia, wideo) i wygenerowany plik wideo: usuwane automatycznie w ciągu 48 godzin od zakończenia renderowania.
• Adres e-mail i dane zamówienia: przez czas niezbędny do realizacji umowy oraz obsługi ewentualnych reklamacji (do 1 roku od daty zamówienia), następnie usuwane.
• Dane Konta i Subskrypcji (status, daty cykli, identyfikatory transakcji Stripe): przez czas posiadania aktywnej Subskrypcji lub Konta, a po ich zamknięciu — przez okres niezbędny do rozliczenia i obrony przed roszczeniami.
• Adres e-mail na liście mailingowej (po wyrażeniu zgody marketingowej): do momentu wycofania zgody przez Użytkownika lub do uznania przez Administratora, że zgoda jest nieaktualna (np. po 24 miesiącach bezskutecznej wysyłki).
• Dane do faktury i dokumenty księgowe: 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej).
• Logi systemowe (w tym adres IP): maksymalnie 90 dni, w celach bezpieczeństwa.
• Dane diagnostyczne o błędach (Sentry): do 90 dni, następnie automatycznie usuwane.
• Zapis zgód marketingowych (data, IP): przez okres aktywnej zgody + 3 lata po jej wycofaniu (dla celów dowodowych w razie sporu z UODO).
• Dane z cookies analitycznych: co do zasady do 14 miesięcy (Google Analytics); zgodę można wycofać w każdej chwili.

6. Komu przekazujemy dane (podprocesorzy)

Twoje dane mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom świadczącym usługi na nasze zlecenie, na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO.

Nie sprzedajemy Twoich danych podmiotom trzecim. Nie prowadzimy profilowania w celach reklamowych ani remarketingu. Nie podejmujemy wobec Użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Część naszych podprocesorów (Google, Stripe, Cloudflare, UptimeRobot) może przetwarzać dane na serwerach w Stanach Zjednoczonych. Przekazywanie danych do tych podmiotów odbywa się na podstawie:

• uczestnictwa danego podmiotu w programie EU-U.S. Data Privacy Framework (jeżeli certyfikowany), lub
• standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską na podstawie decyzji 2021/914.

Możesz uzyskać kopię odpowiednich zabezpieczeń pisząc na support@memoriesly.com.

8. Pliki cookies i technologie śledzące

Memoriesly korzysta z plików cookies oraz podobnych technologii. Dzielimy je na trzy kategorie:

• Cookies niezbędne — wymagane do podstawowego działania Serwisu (utrzymanie sesji i logowania, zapamiętanie stanu kreatora, zapamiętanie wyboru języka, zabezpieczenia). Zgodnie z art. 173 ust. 3 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej nie wymagają zgody, ponieważ są niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez Użytkownika.
• Cookies analityczne — pomagają nam zrozumieć, jak Użytkownicy korzystają z Serwisu, i udoskonalać go. Korzystamy w tym celu z Google Analytics 4 (dostawca: Google Ireland Ltd.). Instalowane są wyłącznie po wyrażeniu zgody.
• Cookies marketingowe i konwersyjne — obecnie nie są przez nas wykorzystywane. Jeśli w przyszłości zaczniemy korzystać z narzędzi takich jak Google Ads czy Meta Pixel, poinformujemy o tym w niniejszej polityce (ze wskazaniem konkretnego dostawcy i celu przetwarzania), a baner zgody na cookies zostanie rozszerzony o możliwość osobnego wyrażenia zgody na tę kategorię, niezależnie od zgody na cookies analityczne.

Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać, klikając link „Ustawienia cookies" w stopce tej strony, ponownie otwierając banner cookies na stronie głównej, lub usuwając pliki cookies w ustawieniach przeglądarki. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych przez Google znajdziesz w jej polityce prywatności: policies.google.com/privacy.

9. Twoje prawa

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu (art. 15 RODO),
• Prawo do sprostowania (art. 16 RODO),
• Prawo do usunięcia („prawo do bycia zapomnianym", art. 17 RODO),
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO),
• Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu,
• Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO) — w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się: support@memoriesly.com. Odpowiemy w terminie do 1 miesiąca od otrzymania żądania.

Masz również prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

10. Bezpieczeństwo danych

• szyfrowanie połączenia HTTPS/TLS na całej stronie,
• ograniczony dostęp do danych — wyłącznie dla Administratora,
• automatyczne usuwanie materiałów po realizacji zamówienia (48h),
• regularne aktualizacje oprogramowania i monitoring bezpieczeństwa serwera,
• ochrona przed atakami DDoS i nieautoryzowanym dostępem (Cloudflare, rate limiting),
• weryfikacja antybotowa formularzy przed wysłaniem zamówienia (Cloudflare Turnstile).

11. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do skorzystania z Usługi. Bez podania adresu e-mail oraz przesłania materiałów nie jest możliwe wygenerowanie filmu i dostarczenie zamówienia. Wyrażenie zgody marketingowej jest całkowicie dobrowolne i nie warunkuje możliwości zakupu.

12. Zmiany polityki prywatności

O wszelkich istotnych zmianach Polityki Prywatności poinformujemy z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem poprzez komunikat na stronie głównej Serwisu.